Pour accompagner cette vague de fond de la modernisation, l’Etat a mis en place un ensemble de moyens à la fois :

• politiques et organisationnels (DGME, DGFiP, …)
• règlementaires (Arrêtés, Décrets d’application, Conventions cadres nationales, Référentiels Généraux, …)
• applicatifs et techniques : Protocoles d’échanges (PRESTO, PES, SEDA), applications (Actes, Helios)

De leur côté, les Collectivités se doivent donc désormais de mener un véritable travail en profondeur afin de répondre à ces enjeux et devenir - sur le plan de leur SI s’entend - de véritables « Collectivités virtuelles étendues », cette démarche nécessitant une réflexion de fond sur le décloisonnement des différents silos métiers qui composent traditionnellement le patrimoine informationnel d’une Collectivité.

Chaque collectivité doit ainsi analyser les impacts organisationnels souhaités ou subis de la dématérialisation et leurs incidences sur son système d’information:

• Mise en place de référentiels mutualisés (tiers, documents électroniques),
• Développement d’une démarche d’urbanisation pour connecter les back-offices métiers aux référentiels mutualisés et aux e-services intégrés dans les portails de la Collectivité (site internet, extranet fournisseurs),
• Décloisonnement des processus internes : workflow et GED transverses,
• Sécurisation des processus internes et externes : politique de sécurité, signature électronique, tiers de transport/télétransmission pour les échanges avec les partenaires (Fournisseurs, trésorerie, contrôle de légalité)

Si l’on prend comme exemple le domaine comptable, un des axes d’amélioration concerne plus particulièrement la connaissance du tiers et donc la qualité des informations échangées avec les services de l’Etat, le déploiement à l’échelle nationale de l’outil Hélios et du Protocole d’Échanges Standard (PESv2) facilitant la concrétisation de cette démarche.

Ainsi, au-delà des choix des solutions applicatives à mettre en œuvre dans le cadre de ces projets de dématérialisation, chaque collectivité doit conduire les différents chantiers organisationnels nécessaires pour mener à bien ses différents projets :

• travail interne d’organisation, en particulier :
  • référencement des documents/pièces justificatives,
  • procédures de délégation de signature,
  • processus de validation,
• coordination entre les différents services, mais également avec les différents partenaires : services de l’Etat (DGFiP, paieries, contrôle de légalité), éditeurs, mais également avec les fournisseurs de la collectivité.

Dès 2004, Logica est intervenu en partenaire aux côtés des collectivités, en participant à la démarche d’expérimentation menée au Conseil Général des Yvelines, tout en y associant l’ensemble de ses clients au travers du Club Utilisateurs Grand Angle.

Cette implication a permis au Conseil Général des Yvelines, expérimentateur historique du PES, de transmettre en production les flux comptables dématérialisés selon le protocole PES dès juillet 2008 et au Conseil Général de l’Isère d’être le premier département en France à signer électroniquement ses pièces comptables dématérialisées, et ce dès janvier 2009.

« Outre la modernisation et l’amélioration des processus comptables qui en découlent, cette concrétisation de la démarche de développement durable permet une économie estimée à 500 000 feuilles de papier par an pour les seuls documents comptables (hors Pièces Justificatives) » constate ce dernier.

Jean-Christophe Bailly
Manager IT Consulting