Avis d'expert

Territorialisation et contractualisation, 2 vecteurs d’une plus grande efficacité des aides publiques

 La contractualisation des subventions constitue, à l’orée de la décennie 2010-2020, un enjeu nouveau dans l’attribution des aides des collectivités territoriales. Il s’agit de créer, sous l’égide de contrats d’objectifs et de partenariat, une relation de financement privilégiée entre les instances départementales et régionales attributaires d’aides, et les porteurs de projet locaux (Communes / EPCI / Personnes privées …) qui sollicitent régulièrement les concours financiers publics. Une démarche qui se doit d’être accompagnée par des SI adéquates, afin de permettre une meilleure collaboration entre les différentes parties prenantes.

Retours d’expériences de deux collectivités …

La forme et le contenu des contrats passés entre les départements ou les régions avec les partenaires de terrain varient dans chaque collectivité. Mais, quelque soit la démarche de contractualisation adoptée, le principe général et prépondérant qui émerge est que l’aide publique doit être :

  • mieux répartie et plus juste,
  • mieux encadrée et circonscrite dans des schémas de développement durable,
  • pérenne et plus efficace (aussi bien pour la réussite des projets présentés par les acteurs de terrain que pour la politique générale menée par la collectivité).
La collaboration entre porteurs de projet et services départementaux ou régionaux responsables des financements est, en tous cas, une constante des processus de contractualisation observés.
Ainsi, le Conseil Général de la Meurthe-et-Moselle l’a défini ainsi : « Nous ne pouvons pas faire plus, nous ne pouvons pas faire moins, nous voulons faire mieux ensemble ».
 

LOGICA accompagne les collectivités dans la définition des cadres nécessaires à une gestion raisonnée des aides publiques. Des expériences significatives d’ores et déjà menées se dégagent par exemple les modèles de gestion développés avec les Conseils Généraux du Val-d’Oise et de la Meurthe-et-Moselle, deux partenaires publics importants qui défendent des modèles de contractualisation distincts :

  • le premier vise à définir, pour une période de 4 ans, un « contrat – projet », véritable engagement juridique entre le Conseil Général et les acteurs publics de coopération, en vue de réaliser un programme pluriannuel d’investissement concerté sur le contenu et la réalisation. Les priorités retenues par l’Assemblée Départementale sont l’éducation et la réussite scolaire, les solidarités, la qualité de vie, l’environnement, le développement économique et culturel, ainsi que la diversification et sécurisation des transports. Au-delà de ces aspects, la mise en place de cette application contribue au renforcement de la transversalité au sein des services. A terme, son intégration est également envisagée au sein de la plateforme de dématérialisation des subventions mis en place pas le département avec le concours de Logica, ce  qui permettrait aux communes de suivre leur contrat via internet de manière complètement dématérialisée.
  • le second part du même dispositif mais le complète par une autonomie budgétaire territoriale tenant compte des réalités économiques et culturelles différentes de chaque territoire.

En Meurthe-et-Moselle, six territoires sont reconnus comme « espaces de projets » et dotés de délégations et conseils territoriaux assurant une présence de proximité. Chaque conseil territorial est sollicité pour se prononcer sur l’opportunité des subventions instruites dans sa circonscription, tout en disposant des moyens financiers nécessaires au développement des actions d’investissement de proximité. «  Qui mieux que chaque territoire, peut assurer le relais de l’efficacité publique des financements ?  ».

Pour chacune de ces deux collectivités, les règles précises d’application des principes de gestion contractualisés des subventions ont fait l’objet d’une intégration complète dans le progiciel Grand Angle. Dans le Val d’Oise comme en Meurthe-et-Moselle, les services départementaux peuvent maîtriser et suivre les projets de financement signés avec chaque partenaire de terrain au travers des contrats de financement saisis informatiquement. La « progicialisation » des contrats permet un suivi constant des investissements que les départements déploient en faveur des acteurs de terrain. Elle permet une évaluation de leur apport en matière de développement territorial, une anticipation des coûts grâce à des tableaux de bord financiers et une mesure de leur contribution dans les politiques priorisées par les départements avec les partenaires locaux.

Ajoutons que la territorialisation mise en œuvre par la Meurthe-et-Moselle accroît la performance financière globale. Au-delà des suivis d’attribution de subventions qui concernent chaque territoire et se débattent lors de conférences territoriales, les répartitions budgétaires par territoire directement matérialisées et suivies dans Grand Angle permettent au département de maintenir un équilibre constant des financements de toutes ses circonscriptions selon les besoins précis de chaque territoire.

La double dimension de « contractualisation des subventions » et de « territorialisation du budget » a ainsi pu parfaitement se définir dans Grand Angle, qui se veut avant tout un outil évolutif au service des décentralisations et des compositions budgétaires les plus diversifiées et les plus abouties. 

André LEPREVOST
Directeur de Projet

L’urbanisation du système d’information des collectivités locales

 Du fait du rôle pris par l’informatique dans le fonctionnement quotidien des directions et services, la DSI se retrouve régulièrement au cœur des problématiques liées à l’évolution des métiers des collectivités locales et aux limites de leurs systèmes historiques qui recèlent de nombreux écueils : hétérogénéité applicative et technique, duplication de l’information, non communication des applications (en « silos », du fait de la pluralité des métiers).
 
Afin de tenter de répondre à cette double contrainte, les DSI sont donc amenées à se poser légitimement la question du recours à la pratique de « l’urbanisme des systèmes d’information ». Bon nombre de collectivités ont d’ailleurs lancé des démarches d’urbanisation très variées dans leur nature : recensement et cartographie d’existants SI, mise en place de démarches méthodologiques « urbanisantes », etc.
 
«  L’urbanisme des systèmes d’information  »  consiste en un ensemble d’outils de recensement, d’analyse et de règles de construction qui permettent de produire un plan du SI urbanisé. Ensuite, ce plan est mis en œuvre en faisant évoluer pas à pas le SI réel, en conformité avec les directives du plan, les paliers successifs à respecter. Cette pratique est mise en œuvre dans de nombreuses entreprises, essentiellement françaises ou européennes, qui cherchent à garantir la cohérence et l’évolutivité de leur SI.
 
Cependant, il nous apparaît que deux difficultés limitent a priori la réflexion d’urbanisme et son impact dans les collectivités :
  • La multiplicité des métiers d’une collectivité, qui limite les possibilités de rationalisation,
  • La faiblesse relative des budgets informatiques, qui limite l’ampleur de l’application de la démarche.
 
Pour mener à bien un projet d’urbanisation des SI, une collectivité se doit de :
  1. restreindre le périmètre d’étude à une portion de la collectivité (un département en quête de transformation ou un projet en phase de cadrage), afin d’associer la démarche à un objectif opérationnel.
  2. utiliser les techniques d’urbanisme « au juste besoin » (comme on a recours à une « boite à outils »), afin d’éviter le risque d’une démarche trop conceptuelle.
  3. enfin, évaluer de manière factuelle l’apport de l’urbanisme à l’issue des travaux, afin de concrétiser son apport à la manière d’un retour d’expérience.
 
Ces principes permettent d’obtenir un retour sur investissement et de pérenniser la démarche en démontrant l’intérêt de l’urbanisme de manière opérationnelle. En leur absence, les démarches demeurent souvent conceptuelles et décorrélées des projets.
 
Logica Business Consulting a développé un pôle de compétences sur l’urbanisme et l’urbanisation des SI (notamment autour des technologies orientées services – SOA - et des solutions de gestion des référentiels - MDM), dont la mission est d’intervenir chez nos clients afin de les accompagner dans leurs démarches d’urbanisme du SI.
 
David Couillard
Senior Manager
 

La révolution du Cloud Computing dans le secteur public

 Le Cloud en quelques mots

Dans le modèle du Cloud Computing, les ressources sont produites dans des « usines numériques » externalisées et sont fournies aux utilisateurs au travers des réseaux sous la forme de services « clés en mains ». 

Le Cloud entraine ainsi une rupture par rapport à la vision « traditionnelle » du Système d’Information qui change la façon d’appréhender l’écosystème autour de modèles économiques, acteurs, services …et enjeux renouvelés.
Pour les utilisateurs, c’est un moyen de « consommer » des services informatiques simplement (pré-requis techniques faibles : connexion internet, navigateur Web,…), de façon flexible (à la demande) et économique (pas d’investissement initial et paiement à l’usage).

Le secteur public, et les collectivités locales en particulier, sont confrontés comme chacun sait à une double problématique : améliorer la qualité du service public dans son ensemble tout en maîtrisant les dépenses : les apports du Cloud ne peuvent donc pas laisser indifférents les décideurs publics.

Quels types de services sont offerts par le cloud ?

Le Cloud offre trois grandes catégories de services :
  • SaaS (Software as a Service) : des services applicatifs clés en mains (solutions de gestion des ressources humaines, CRM, solutions collaboratives, gestion de mails, …),
  • PaaS (Plateforme as a Service) : Des plateformes de développement Java, .net, PHP, … pour développer et déployer des applications spécifiques sur le Cloud,
  • IaaS (Infrastructure as a Service) : des ressources techniques « virtuelles » (serveurs, processeurs, stockage, réseaux…) pour héberger des applications sur le Cloud et bénéficier de l’agilité du modèle (facturation à l’usage, mise en œuvre accélérée,…)
Cloud et secteur public

Le potentiel du Cloud dans le secteur public est indéniable aussi bien en termes d’innovations, d’agilité, de flexibilité que de gains économiques. Mais le Cloud apporte aussi son lot de questions notamment sur la dépendance d’un état vis-à-vis de fournisseurs (privés), la confidentialité des données qui sont externalisées et éventuellement les contraintes réglementaires et politiques concernant le stockage de certaines données en dehors des frontières nationales.

Pour répondre à ces enjeux de nombreuses initiatives gouvernementales émergent pour définir un modèle permettant à la fois de bénéficier des services disponibles sur Internet pour les activités non critiques, et des services produits sur un Cloud « contrôlé », un cloud gouvernemental, pour les services stratégiques et sensibles.

L’initiative la plus visible aujourd’hui est portée par l’administration Obama. En 2009, le gouvernement Américain a lancé la « Federal Cloud Computing Initiative », un programme ambitieux de modernisation pour réduire ses dépenses informatiques annuelles ( évaluées à 75 milliards de dollars ) et aider les agences gouvernementales à accéder à l’innovation. Le Cloud Computing est la pierre angulaire de ce programme qui se concrétise par le lancement du portail apps.gov qui propose à l’ensemble des acteurs gouvernementaux des ressources informatiques (logiciels, plateformes applicatives, hébergement virtualisé) sous forme de services externalisés, clés en main et facturés à l’usage. Ces services sont produits sur un mode hybride (public / gouvernemental Cloud).

Le gouvernement britannique a également lancé une initiative similaire autour du programme « GCloud » auquel Logica participe. De nombreux pays de la zone Asie travaillent également sur des axes identiques.

La France n’est pas en reste et le ton est donné au travers du plan de relance économique et de son volet numérique qui prévoit l’attribution d’une enveloppe de plusieurs milliards d’euros pour développer le Cloud national. 

Logica dans le Cloud

Logica Business Consulting a développé une « practice » transverse qui regroupe un ensemble d’expertises pour accompagner nos clients, depuis les phases de définitions stratégiques à la mise en œuvre opérationnelle de services Cloud.

 

 

Laurent Macquet
In charge of the Cloud Computing Offerings

 

Urbanisation et Open Source, couple crédible ?

Dans un contexte où les collectivités doivent décloisonner leurs différents métiers et offres auprès de leurs publics, la SOA (architecture Orientée Services) Open Source constitue un choix crédible, dans la mesure où certaines précautions sont respectées.

 

  • Décloisonner les services publics locaux grâce à l’urbanisation
Les architectures orientées services (SOA) ouvrent les portent de l’interopérabilité et de l’agilité des Systèmes d’Information et, par là même, offrent de nouvelles perspectives aux SI des collectivités.

Ces derniers sont caractérisés par la diversité des métiers adressés : urbanisme, voirie, petite enfance, personnes âgées, équipements sportifs, espaces culturels, etc., qui constituent autant de silos d’informations indépendants les uns des autres. La SOA offre à ces silos des moyens d’interagir en créant des « interfaces de communication », afin d’acquérir des données ou de déclencher des traitements. Ainsi, ces silos deviennent visibles et communicants tout en conservant la propriété et la maîtrise des données et des règles de gestion qui leurs sont propres. 

 

  • La crédibilité de la SOA Open Source

Les solutions Open Source ne sont pas matures dans tous les domaines, loin s’en faut, mais, force est de constater que, s’agissant de la SOA, il existe une offre étoffée et une forte activité au sein des communautés de développement Open Source. Il existe plus d’une dizaine de solutions ESB (Enterprise Service Bus, cœur de toute solution de SOA, qui permet de faire le lien entre « consommateurs » et « fournisseurs » de services), ainsi que des solutions d’annuaires et de référentiels de services qui permettent de garder la maîtrise du système lorsque le nombre et la complexité des services croissent. La démarche est encore nouvelle dans les collectivités mais tend à prendre de l’ampleur. 

 

  • Les points de vigilance
La voie de la SOA Open Source est donc ouverte et on peut s’y engager, mais il convient toutefois de prêter attention à certains écueils pour que ce choix tienne toutes ses promesses (notamment d’un point de vue économique).
Le premier point concerne la productivité des développements. L’outillage fourni avec les solutions Open Source est bien rustique comparé aux suites logiciels des éditeurs commerciaux. Aussi, pour un grand nombre de flux à développer, le coût de licence d’une solution propriétaire pourrait être compensé par un coût de développement moindre.
Les possibilités de supervision et l’exploitabilité de la solution peuvent également constituer un talon d’Achille, limitant alors la solution à un usage tactique (prototype, projet pilote) et lui fermant les portes d’une généralisation. Les points à évaluer sont les possibilités d’interfaçage avec les consoles standards d’exploitation, la tenue en charge et l’évolutivité de la solution.
La pérennité de la solution constitue également un point clé : un éditeur garanti un support, planifie une fin de vie et s’engage sur une « feuille de route », une communauté Open Source non ! Elle peut quasiment s’arrêter du jour au lendemain pour, par exemple, démarrer un nouveau « projet » plus novateur, sans compatibilité ni plan de migration avec l’ancien système.
La disponibilité de l’expertise doit par ailleurs être évaluée : possibilité d’intervention d’experts (coût, délai, disponibilité), possibilité de formation (coût, délai, lieu, disponibilité), possibilité de hotline (coût, horaires, langue).

Enfin, le coût réel de possession doit faire l’objet d’une attention particulière car Open Source ne signifie pas gratuit, loin de là. Les coûts de licences et de support/maintenance sont contrebalancés, pour utilisation professionnelle, par des coûts de « souscription » pour le développement et la production. Des dépenses auxquelles il faut ajouter les coûts indirects : productivité, fonctionnalités manquantes nécessitant un développement maison, expertise (avec une potentielle rareté des ressources), formation…

Benoît Tournel
Senior Manager Secteur Public
Architecture et Urbanisation des SI

 

Logica Management Consulting, 4ème acteur du conseil en management en France, a publié en 2008 un livre intitulé « Le système d’information transverse ». Cet ouvrage destiné aux Directeurs des Systèmes d’Information (DSI), aux architectes d’entreprises et aux architectes métiers révèle comment le MDM, le SOA ou le BPM permettent à l’entreprise d’exploiter de nouveaux gisements de performance. Il montre également comment l’entreprise peut moderniser son système d’information et les actifs métiers qui le constituent.

Pour plus d’informations sur cet ouvrage, cliquez ici

 

 

La gestion des courriers : un mal nécessaire ou un support clé à l’optimisation des processus des administrations et collectivités ?

 

A l'heure du tout numérique, de la multiplication des échanges et de l'avènement des outils en support de la relation client, la dématérialisation des correspondances et leur intégration dans un système d'information s'impose comme une priorité, synonyme de performance pour les collectivités et les services de l’état.
 
La gestion des correspondances dite « gestion des courriers »   terme historique et réducteur a pris une dimension tout autre avec la multiplication des canaux d’information et la nécessité de tracer tous les flux que sont les correspondances papier certes, mais aussi les mails, fax, fichiers, centre d’appel, serveurs vocaux, B.A.L. dédié sur un portail, en un mot la GEC a maintenant vocation à être une application de gestion multicanal au centre du poste de travail des collaborateurs et des agents.
 
Auparavant simple application d’enregistrement et de référencement des courriers la GEC se positionne maintenant sur un périmètre fonctionnel riche issu des techniques de GED, de la numérisation couplée avec un workflow simple et interfacé avec les applications bureautiques, des applications de gestion de la relation citoyenne et selon les cas les applications métiers
 
Même si tous les leviers sont présents, la mise en œuvre d’un projet de gestion de courrier est complexe car les difficultés et risques sont multiples. En effet, bien que transverse à toute l’organisation administrative et métier des organisations la gestion de courrier n’est que rarement considérée comme un processus stratégique.
 
Des choix structurants sont à étudier en amont : Comment organiser la numérisation, quels flux prendre en compte ? Flux administratifs et/ou flux métiers ? Ou mettre le curseur  entre le métier et la GEC?
 
La mise en place d’une GEC implique de repenser l’organisation de la fonction courrier. Elle passe par l’optimisation des processus de distribution et de traitement au travers de l’organisation administrative. Cette démarche qui touche aux prérogatives hiérarchiques ne peut être que progressive et s’accompagner d’actions de communication et d’accompagnement à la conduite du changement afin de lever les freins.
 
Il s’agira donc de susciter l’adhésion des agents afin que la solution soit utilisée et intégrée aux habitudes de travail comme l’est l’utilisation de la messagerie.

Il s’agira également pour les respons    ables de définir des indicateurs de suivi et de qualité et de positionner l’outil comme un moyen d'optimisation.

La gestion de courrier est ainsi un vecteur d’efficacité pour le secteur public. Elle est le support clé de la Gestion de la relation Usager et de l’optimisation de la qualité de Service lancée avec la Charte Marianne en 2005.

 

Catherine CUQ
Manager Offre GEC

Les référentiels généraux : facilitateurs de l’administration électronique

Issus du programme gouvernemental ADELE (ADministration ELEctronique), les Référentiels Généraux (RGx) se construisent sous l’égide de la Direction Générale de la Modernisation de l'État (DGME). Ils visent à définir des règles et prescriptions que doivent respecter les SI des acteurs de l'administration électronique (services centraux et déconcentrés de l’Etat, collectivités publiques, partenaires privés…) dans l’objectif de faciliter les échanges d’informations entre eux et donc de permettre la convergence des téléservices pour le bénéfice des usagers et des agents.

Les RGx sont au nombre de trois. Le premier a reçu l’avis favorable de la CCEN, a vu la publication d’un décret et attend la publication de l'arrêté qui devrait intervenir avant l’automne. Il s’agit du Référentiel Général d’Accessibilité pour les Administrations (RGAA) qui traite de la problématique de l'accès aux services et contenus en ligne, notamment pour les handicapés et les seniors, en fixant des critères d’accessibilité tels que, par exemple : fournir des alternatives textuelles équivalentes aux contenus visuels et auditifs, ne pas s'en remettre exclusivement aux couleurs, concevoir de manière indépendante du périphérique (souris, clavier, etc.). Ces travaux sont bien sûr conformes aux normes internationales en la matière, à savoir les directives WCAG 1.0 et 2.0 qui permettent de classer les sites Web suivant une codification sur trois niveaux : A, AA ou AAA.

Le deuxième, a également reçu l’avis favorable de la CCEN, a vu la publication d’un décret et attend lui aussi la publication d’un arrêté. Il a, de plus, été soumis à la Commission Européenne (directive 98/34/CE) qui l’a approuvé, lui donnant ainsi une dimension supplémentaire. Il s’agit du Référentiel Général de Sécurité (RGS) qui précise les règles applicables aux composants informatiques sur lesquels reposent des contraintes de sécurité telles que l’authentification, l’intégrité, la confidentialité ou la non-répudiation. Par exemple, il donne des orientations sur les algorithmes de chiffrement et la taille des clés de chiffrement à utiliser. Il repose sur des normes internationales, mais également européennes telles que XAdES qui répond spécifiquement aux problématiques d’archivage et de conservation dans le temps des signatures électroniques. A noter que ce référentiel est le fruit d’un travail conjoint entre la DGME et la DCSSI qui fait autorité en matière de sécurité au sein des administrations (EBIOS, PSSI, etc.).

Enfin, le troisième, défini dans l'ordonnance n° 2005-1516 du 8 décembre 2005 relative aux échanges électroniques, s’est vu grandement remanié début 2009 et la procédure CCEN devrait s’achever cet été. Il s’agit du Référentiel Général d’Interopérabilité (RGI) qui formalise les règles, les normes et les standards applicables aux échanges informatiques afin de facilité leur mise en œuvre, de les pérenniser et de maximiser leur efficacité. Le remaniement effectué sur ce référentiel concerne principalement la suppression des interdits (qui le rendait sans doute bien trop contraignant et difficilement applicable en l’état) et l’apparition de règles dites « en observation », lorsque l’état de l’art n’est pas avéré ou que la norme n’est pas encore stabilisée (typiquement, les formats des suites bureautiques… qui furent sujets à de vastes débats).

Tout comme les précédents, ce référentiel s’appuie grandement sur la normalisation internationale et en particulier sur celles de l'ISO, l'IETF, le W3C, l'OASIS et l'UN/CEFACT. Cependant, on y trouve également des normes maison, édictées par la DGME, tels que le PRotocole d’Echanges Standard et Ouvert (PRESTO) dont la première version existe depuis 2006 et la deuxième version est en cours de finalisation. La création de ce protocole d’échanges fut motivée par l’obsolescence des protocoles d’échanges en usage tels que TEDECO et les lacunes, notamment en termes de sécurité et de fiabilité, des protocoles courants tels que FTP. Au cahier des charges de ce protocole figurait également la possibilité d’implémentation avec tout type de technologie et la fluidification des échanges (autoriser le mode « message » et ne plus se cantonner au mode « fichier »). Ainsi, afin de garantir le premier point – l’ouverture technologique –, les principaux éditeurs du domaine furent associés à sa définition, et pour le second – la fluidification –, les normes du W3C et de l’OASIS autour des Web Services furent retenues.

En conclusion, les 3 RGx (et PRESTO) seront donc finalisés pour l’automne. Gageons que les simplifications qui ont été apportés à ces référentiels et les nombreux échanges effectués à leur sujet entre différentes administrations et leurs partenaires (appel à commentaires, wiki, etc.) permettront une large adoption ainsi que l’atteinte rapide du but : simplifier la mise œuvre et l’utilisation de l’administration électronique et, par conséquent, la favoriser et l’accélérer.

Benoît Tournel
Senior Manager, Logica Management Consulting